Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del responsable

RILAXX S.A.S., sociedad comercial del sector de comercialización de bebidas alcohólicas, identificada con NIT 901.941.234-2 y con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Los datos para contactar a la Empresa serán los siguientes:

• Razón social: RILAXX S.A.S.
• NIT: 901.941.234-2
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico de contacto: rilaxx04@gmail.com
• Página web: www.rilaxx.com

RILAXX S.A.S. será el principal responsable del tratamiento de los datos personales recolectados. No obstante, podrá transferir y/o transmitir los datos de sus titulares a terceros con los cuales sostenga una relación comercial y/o contractual, tales como operadores logísticos, procesadores de pago, proveedores de tecnología y plataformas de publicidad.

2. Objetivo

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de RILAXX S.A.S., con el propósito de:

• Fortalecer la confianza entre el Responsable y los Titulares con relación al tratamiento de su información.
• Informar a los Titulares sobre las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales.
• Establecer los mecanismos y formas para el ejercicio de los derechos de los Titulares.
• Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

3. Alcance

Esta Política será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de RILAXX S.A.S. Incluye datos recolectados a través de:

• El sitio web de Rilaxx y sus subdominios.
• La plataforma de comercio electrónico (Shopify).
• Redes sociales administradas por Rilaxx.
• Formularios físicos o digitales de recolección de datos.
• Cualquier otro canal donde se recolecten datos personales.

4. Marco legal

Esta Política se expide en cumplimiento de las siguientes normas:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero).
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).
• Ley 2300 de 2023 (protección frente a comunicaciones no deseadas).
• Ley 124 de 1994 (prohibición de venta y consumo de alcohol a menores de edad).

5. Definiciones

6. Principios rectores aplicables en materia de datos personales

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

7. Derechos de los titulares

RILAXX S.A.S. informa a los Titulares de los datos personales que gozarán, conforme a la legislación vigente, del derecho a conocer, actualizar, rectificar su información y/o revocar la autorización para su tratamiento. Además, el titular contará con los siguientes derechos, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7.1. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos

El área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos será el área de atención de PQRSD de RILAXX S.A.S., a través del correo electrónico rilaxx04@gmail.com.

8. Autorización del titular de datos personales

Por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal RILAXX S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo:

• Formularios web con casilla de aceptación explícita.
• Correo electrónico.
• Documento físico firmado.
• Cualquier otro mecanismo que garantice el consentimiento libre, previo, expreso e informado.

8.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Deberes de Rilaxx S.A.S. como responsable del tratamiento

RILAXX S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales

10.1. Tratamiento de datos personales del consumidor final

RILAXX S.A.S. recolecta los datos personales de sus consumidores finales y los almacena en una base de datos calificada por la Empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los consumidores finales de RILAXX S.A.S. serán:

• El cumplimiento del objeto social de RILAXX S.A.S.
• El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con RILAXX S.A.S., incluyendo la gestión de pedidos, pagos, envíos, devoluciones y facturación.
• El cumplimiento de la normativa tributaria, especialmente en materia de retenciones, facturación electrónica y el deber de información ante la DIAN.
• La verificación de mayoría de edad del consumidor conforme a la Ley 124 de 1994.
• La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros y técnicos.
• La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
• Realizar actividades de fidelización de consumidores y operaciones de marketing, siempre que medie el consentimiento expreso del titular, conforme a la Ley 2300 de 2023.
• Dar trámite a todas las consultas, quejas o reclamos adelantados por los consumidores de acuerdo con lo establecido en el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).
• Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales, operadores logísticos, procesadores de pago o a otras sociedades nacionales y/o internacionales que RILAXX S.A.S. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
• Comunicar publicidad, ofertas y promociones comerciales de productos y/o servicios de la Empresa, previa autorización del titular.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

RILAXX S.A.S. NO almacena y/o trata información de menores de edad. Conforme a la Ley 124 de 1994, el acceso al sitio web está restringido a personas mayores de 18 años.

10.2. Tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas

RILAXX S.A.S. recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos calificada por la compañía como de reserva. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los proveedores o contratistas serán:

• Llevar a cabo procesos de evaluación y selección de proveedores.
• Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de información de la Empresa.
• Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
• Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
• Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
• Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos.
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Consultas, auditorías y revisiones derivadas de la relación de negocio.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

10.3. Tratamiento de datos personales de página web y redes sociales

RILAXX S.A.S. recolecta datos personales de terceros a través de su página web y redes sociales. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales recopilados a través de la página web serán:

• Permitir la comunicación con los usuarios mediante la sección de contacto.
• Dar a conocer los productos y marcas de RILAXX S.A.S.
• Publicar eventos, concursos, promociones o noticias de interés.
• Recibir y dar trámite a las quejas y reclamos de los consumidores.
• Fines legales, contables, administrativos, tributarios, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Realizar campañas de promoción, marketing y publicidad, previa autorización del titular.
• Garantizar los derechos que le asisten a las personas en virtud del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).

11. Manejo de cookies

La presente Política incluye la utilización de cookies en el sitio web de RILAXX S.A.S. Las cookies son archivos de texto que un sitio web transfiere al disco duro del dispositivo del usuario con el objeto de almacenar ciertos registros y preferencias. Para información detallada, consulte la Política de Cookies de RILAXX S.A.S..

12. Transferencia y transmisión internacional de datos personales

RILAXX S.A.S. podrá realizar transmisión y/o transferencia internacional de datos personales a través de diferentes plataformas y servicios tecnológicos cuyos servidores se encuentran ubicados en países distintos al territorio colombiano:

En todo caso, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, RILAXX S.A.S. se asegurará de que la transferencia o transmisión proporcione los niveles adecuados de protección de datos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

13. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose a través de comunicación escrita dirigida al siguiente correo electrónico: rilaxx04@gmail.com.

13.1. Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de RILAXX S.A.S. La consulta, una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2. Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de RILAXX S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamaciones que serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a RILAXX S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.3. Contenido mínimo de la solicitud

Las solicitudes que presente el titular deberán contener las siguientes especificaciones mínimas:

• Estar dirigida a RILAXX S.A.S.
• Contener la identificación del Titular (nombre completo y documento de identificación).
• Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
• El objeto de la petición.
• Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica.
• Anexar los documentos que se quieren hacer valer (especialmente para reclamos).

13.4. Requisito de procedibilidad

El Titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante la Empresa.

14. Datos de niños, niñas y adolescentes

RILAXX S.A.S. NO realiza el tratamiento de datos personales de menores de edad. Dado que la actividad comercial de RILAXX S.A.S. consiste en la comercialización de bebidas alcohólicas, conforme a la Ley 124 de 1994 y al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el acceso al sitio web está restringido a personas mayores de 18 años. No recolectamos conscientemente datos de menores. Si se detecta un registro de un menor de edad, los datos serán eliminados de inmediato.

15. Almacenamiento de datos personales

16. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales

Las medidas de seguridad con las que cuenta RILAXX S.A.S. buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, la Empresa implementa de forma diligente las siguientes medidas de protección:

• Protocolo HTTPS en todo el sitio web.
• Procesadores de pago certificados PCI-DSS.
• Hashing de identificadores sensibles.
• Control de acceso restringido a bases de datos.
• Políticas internas de confidencialidad para todos los colaboradores.
• Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
• Revisión periódica de las medidas de seguridad implementadas.

17. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

El Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a RILAXX S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
• Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

RILAXX S.A.S. podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales.

18. Modificación de las políticas

RILAXX S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

19. Período de vigencia de la base de datos

Los datos personales incluidos e integrados en las bases de datos de la Empresa estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, conforme a los períodos de retención establecidos en el capítulo 15 de la presente Política.

20. Legislación vigente

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la SIC, la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen. Cualquier controversia derivada de la interpretación o aplicación de la presente Política se someterá a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C.

21. Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir del 3 de mayo de 2026.

22. Datos de contacto

Responsable del tratamiento: RILAXX S.A.S.
NIT: 901.941.234-2
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo Habeas Data: rilaxx04@gmail.com
Página web: www.rilaxx.com